El lugar de trabajo ha cambiado drásticamente en la era post-COVID. El trabajo remoto y los modelos híbridos se han convertido en la norma. Hoy, la “oficina” puede ser cualquier lugar donde abras tu laptop, y tu equipo puede estar distribuido en distintas ciudades, países o incluso continentes. Esta normalización del trabajo remoto ha transformado por completo la forma en que los departamentos de TI gestionan y protegen los dispositivos corporativos.
Este cambio ha redefinido de manera fundamental el rol del administrador de TI. Ya no se trata solo de manejar equipos dentro de las paredes de la oficina: ahora deben orquestar un ecosistema complejo de endpoints remotos, cada uno de ellos con el potencial de convertirse en un riesgo de seguridad o un desafío de administración. Los empleados ya no están atados a un escritorio; acceden a los sistemas corporativos desde múltiples entornos: hogares, cafeterías, aeropuertos o incluso parques.
Para los administradores de TI, este nuevo escenario trae consigo retos sin precedentes:
- Mantener visibilidad sobre dispositivos distribuidos en diferentes ubicaciones.
- Garantizar el cumplimiento de normas de seguridad sin interrumpir la productividad.
- Dar soporte a usuarios en distintos husos horarios y entornos.
- Gestionar múltiples sistemas operativos y tipos de dispositivos.
- Proteger datos sensibles en equipos que nunca llegan a tocar físicamente.
Las consecuencias de una gestión deficiente son enormes. La prevalencia de incidentes de seguridad y su impacto financiero dejan claro que no se trata de un problema menor.
¿Qué es la gestión remota de dispositivos?
La gestión remota de dispositivos (RDM, por sus siglas en inglés) va mucho más allá de la simple capacidad de dar soporte técnico a distancia. Se trata de un enfoque integral para administrar, monitorear y asegurar todos los endpoints dentro del ecosistema de tu organización, sin importar su ubicación física o el huso horario en el que operen.
A diferencia de los métodos tradicionales de TI, que dependían de proteger una red centralizada dentro de la oficina, los modelos de trabajo distribuidos actuales exigen salvaguardar dispositivos que operan fuera del perímetro corporativo. Hoy, la seguridad basada en el perímetro ya no es suficiente: las amenazas modernas apuntan directamente a los dispositivos y a los datos que almacenan.
El costo real de una mala gestión de dispositivos
- Costo promedio de una brecha de datos: 4,88 millones de USD (IBM, 2024).
- Porcentaje de brechas que involucran información de empleados comprometida: 40% (IBM, 2024).
- Incremento promedio de costos por incidentes vinculados al trabajo remoto: +173.074 USD (IBM, 2024).
- Aumento promedio en costos por brechas relacionadas con entornos de trabajo remoto: +1 millón de USD (Ponemon Institute, 2022).
Estos datos confirman que una estrategia sólida de gestión remota de dispositivos no solo es recomendable, sino imprescindible para proteger la continuidad y seguridad de cualquier organización.
Modelos de asignación de dispositivos remotos
La gestión remota de dispositivos comienza por elegir el modelo de asignación adecuado. Cada organización tiene necesidades únicas, y el enfoque que adopte puede tener un gran impacto en la seguridad, la eficiencia y la satisfacción de los empleados.
En esta guía revisamos los cuatro modelos principales —BYOD, CYOD, COPE y COBO— explicando qué son, en qué casos funcionan mejor y cuáles son sus principales ventajas y desventajas.
BYOD (Bring Your Own Device)
El modelo Bring Your Own Device permite que los empleados usen sus laptops, smartphones o tablets personales para fines laborales. Es una opción altamente flexible y rentable, especialmente para startups y pequeñas empresas.
Al permitir que los colaboradores trabajen en dispositivos con los que ya están familiarizados (iOS, Android, Windows, Linux, etc.), se incrementa su comodidad y satisfacción. Sin embargo, este enfoque también presenta retos importantes en materia de seguridad y estandarización de configuraciones.
CYOD (Choose Your Own Device)
El modelo Choose Your Own Device ofrece a los empleados la libertad de elegir entre un catálogo preaprobado de dispositivos que la empresa proporciona.
De esta manera, se asegura la compatibilidad con los protocolos de seguridad organizacionales, al mismo tiempo que los empleados sienten mayor control y pertenencia sobre las herramientas que utilizan. Es un excelente punto intermedio entre flexibilidad y estandarización.
COPE (Corporate-Owned, Personally Enabled)
En el modelo Corporate-Owned, Personally Enabled, los dispositivos son propiedad total de la empresa, pero permiten un uso personal limitado.
Es ideal para organizaciones que priorizan la seguridad sin ignorar la conveniencia personal de sus empleados. Al ser dispositivos controlados, el área de TI puede aplicar políticas de manera más efectiva, reduciendo riesgos sin restringir por completo el uso personal.
COBO (Corporate-Owned, Business Only)
En el modelo Corporate-Owned, Business Only, los dispositivos son propiedad de la empresa y se utilizan únicamente para fines laborales.
Este enfoque es especialmente adecuado en industrias reguladas como salud y finanzas, donde el cumplimiento normativo es crítico. La seguridad y el control absoluto tienen prioridad sobre la flexibilidad del usuario.
Capacidades clave de la gestión remota de dispositivos
La gestión remota de dispositivos efectiva depende de un conjunto de capacidades esenciales que permiten a las organizaciones asegurar, monitorear y administrar sus endpoints de manera eficiente. Estas funciones van más allá de la conveniencia: tienen un impacto directo en la seguridad, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
Veamos en detalle las principales capacidades que conforman una solución integral de gestión remota de dispositivos, entendiendo no solo qué hace cada una, sino también cómo contribuye a tu seguridad y productividad general.
Visibilidad y rastreo
La base de una gestión efectiva es saber dónde están tus activos en todo momento. Esta capacidad ayuda a las organizaciones a recuperar dispositivos perdidos o robados, optimizar el uso de los equipos y mantener la trazabilidad operativa. En pocas palabras, es la piedra angular del asset management y un cinturón de seguridad adicional contra vulnerabilidades.
Las funciones modernas de rastreo de dispositivos deben incluir:
- Localización en tiempo real: visualizar la ubicación exacta de un dispositivo en cualquier momento. Configurar áreas seguras mediante geofencing (por ejemplo, un campus universitario) y recibir alertas cuando un dispositivo entre o salga. También es clave contar con un historial de ubicaciones para auditorías o investigaciones.
- Monitoreo de estado: verificar si los dispositivos están en línea, fuera de línea o presentan problemas de hardware/software que podrían indicar fallas.
- Analítica de uso: establecer directrices y monitorear que los dispositivos se usen de forma adecuada.
- Inventario: mantener una lista actualizada de todos los activos y su ciclo de vida.
- Monitoreo de conexiones: analizar el uso de redes para detectar posibles amenazas.
- Inventario centralizado: almacenar toda la información de los dispositivos en un único lugar accesible.
Controles de seguridad
Los controles de seguridad robustos son la base del cumplimiento normativo y la protección de datos corporativos. Permiten establecer políticas, mantener la información sensible a salvo y responder rápidamente ante amenazas. Sin ellos, el riesgo de brechas de datos y violaciones de políticas sería demasiado alto.
¿Qué aportan los controles de seguridad?
- Funciones de seguridad remota de datos: borrar, restablecer o cifrar la información de un dispositivo en situaciones de emergencia.
- Bloqueo remoto de dispositivos: impedir el acceso no autorizado bloqueando equipos a distancia.
- Gestión de políticas: automatizar y aplicar políticas de seguridad de manera uniforme en todos los dispositivos.
Automatización y eficiencia
Las funciones de automatización y eficiencia alivian la carga del equipo de TI, liberándolos para enfocarse en tareas estratégicas. Además, estandarizan procesos repetitivos, ahorran tiempo y garantizan consistencia en el aprovisionamiento y la administración de dispositivos.
¿Qué aporta la automatización y eficiencia?
- Gestión de aplicaciones: instalar, actualizar o eliminar apps de manera centralizada en múltiples dispositivos.
- Herramientas de despliegue masivo: configurar y aplicar ajustes o software en un gran número de equipos al mismo tiempo.
- Automatización de seguridad: ejecutar tareas repetitivas como escaneos o actualizaciones automáticas para reducir errores humanos.
- Sistemas de alertas: recibir notificaciones inmediatas sobre anomalías de ubicación, uso o actualizaciones del sistema.
- Tareas programadas: planificar y ejecutar actualizaciones, copias de seguridad y mantenimiento sin intervención manual.
Beneficios de una herramienta de gestión remota de dispositivos
La gestión de dispositivos va mucho más allá de la seguridad básica. Una buena solución permite construir sistemas eficientes y escalables que no solo respaldan a tu fuerza laboral distribuida, sino que también optimizan las operaciones de TI. Es la clave para superar los desafíos del trabajo moderno y alcanzar cumplimiento normativo, mayor productividad y empleados más satisfechos.
Empodera a tus trabajadores remotos
Gestionar usuarios remotos no tiene por qué ser complicado. Las herramientas adecuadas facilitan la incorporación de funciones que aumentan la accesibilidad y reducen los riesgos.
Con la capacidad de monitorear y administrar dispositivos desde la nube, los administradores de TI pueden ofrecer soporte confiable y conexiones seguras a los empleados sin importar dónde se encuentren. El resultado: una experiencia más segura, fluida y productiva, tanto para los colaboradores como para la empresa.
Protege tus dispositivos
Una buena herramienta de gestión remota rodea a toda tu flota de dispositivos con una fortaleza de seguridad centralizada. Incluso los empleados con menor experiencia tecnológica quedan protegidos mediante actualizaciones automáticas, monitoreo de amenazas y aplicación de políticas corporativas.
Esto puede reducir las vulnerabilidades hasta en un 90%, liberando al equipo de TI para concentrarse en prioridades estratégicas, mientras los dispositivos conectados permanecen protegidos contra brechas y ataques.
Escala junto con tu equipo de TI
Las herramientas de gestión de dispositivos también permiten que el área de TI escale de forma eficiente, gracias a diseños completos que incluyen automatización, controles centralizados y acceso remoto.
Tareas rutinarias como actualizaciones, despliegues o monitoreo se automatizan, lo que permite administrar más dispositivos sin sobrecargar al personal. Y esto no es solo conveniente: es un requisito para sostener el crecimiento y la transformación del negocio.
Soluciones de administración remota de dispositivos
Cuando se trata de software de gestión remota de dispositivos, no existe una solución universal que funcione para todos. Cada empresa tiene necesidades únicas, y las distintas herramientas del mercado reflejan precisamente esa diversidad.
El primer paso para elegir la solución correcta es evaluar las necesidades específicas de tu negocio:
- ¿Qué tipos de dispositivos debes administrar?
- ¿Qué nivel de seguridad necesitas?
- ¿Cuánto control requiere tu organización?
A continuación, desglosamos los principales tipos de soluciones de gestión remota para ayudarte a tomar la mejor decisión:
Mobile Device Management (MDM)
El MDM está diseñado principalmente para administrar y asegurar dispositivos móviles, como smartphones, tablets y laptops.
Si tu organización cuenta con una fuerza laboral móvil, un MDM con funciones como gestión de aplicaciones, borrado remoto y rastreo de ubicación puede ser la opción ideal.
Es la solución más práctica para empresas cuyos empleados están constantemente en movimiento y necesitan un control remoto básico pero efectivo, con foco en seguridad y cumplimiento.
Unified Endpoint Management (UEM)
El UEM representa la siguiente generación del MDM. Permite administrar todos los endpoints: smartphones, laptops, desktops e incluso dispositivos IoT.
Al combinar la gestión de múltiples tipos de dispositivos en una sola plataforma, ofrece mayor control, flexibilidad y una visión unificada de toda la infraestructura tecnológica.
Si tu empresa trabaja con un ecosistema mixto, el UEM simplifica la gestión de TI y aumenta la productividad al centralizar procesos y políticas de seguridad.
Enterprise Mobility Management (EMM)
El EMM está diseñado para habilitar la productividad móvil mientras garantiza la seguridad en el uso de aplicaciones y datos corporativos.
Incluye las capacidades de MDM, pero añade funciones como ecosistemas de aplicaciones seguras, gestión de contenido y aplicación de políticas corporativas.
Si tu empresa necesita ofrecer movilidad segura y flexible, permitiendo que los empleados trabajen desde cualquier lugar sin comprometer los datos corporativos, el EMM es la elección adecuada.
Remote Monitoring and Management (RMM)
El RMM está pensado principalmente para profesionales y equipos de TI. Permite monitorear dispositivos y administrarlos de forma remota con un enfoque técnico avanzado.
Es especialmente útil para:
- MSPs (Managed Service Providers) que gestionan múltiples clientes.
- Empresas que requieren monitoreo y soporte continuo.
Sus funciones clave incluyen monitoreo de rendimiento, aplicación automática de parches y transferencia de archivos para solucionar incidencias de manera remota.
Si tu equipo de TI ofrece soporte técnico o necesita resolver problemas a distancia, el RMM aporta las herramientas necesarias para hacerlo de manera eficiente.
Desafíos en la gestión remota de dispositivos
Los equipos de TI deben cumplir múltiples funciones, y la gestión remota de dispositivos es solo una de las tantas responsabilidades en el acelerado entorno digital actual. Para equilibrar seguridad, eficiencia y experiencia de usuario, los profesionales de TI deben navegar una compleja combinación de retos técnicos y humanos.
A continuación, repasamos algunos de los principales desafíos al administrar dispositivos remotos:
Limitaciones de múltiples sistemas operativos
Muchos equipos de TI son responsables de dar soporte a una mezcla de dispositivos que ejecutan distintos sistemas operativos.
El problema es que cada sistema operativo trae consigo retos únicos:
- Dificultad para encontrar aplicaciones compatibles.
- Problemas de usabilidad comunes entre plataformas como iOS y Android.
Desde el punto de vista de la seguridad, cada sistema tiene sus propias políticas y configuraciones, lo que dificulta mantener una gestión consistente en toda la flota. Además, al desplegar actualizaciones y parches, la diversidad de sistemas aumenta el riesgo de dejar vulnerabilidades críticas sin atender.
La clave es buscar una solución que pueda integrarse con múltiples sistemas operativos, simplificando la gestión y reduciendo riesgos.
Retos de seguridad
El trabajo remoto trae consigo riesgos adicionales de seguridad, entre ellos:
- Uso de dispositivos personales no gestionados (BYOD).
- Aparición de shadow IT, cuando los empleados instalan apps no autorizadas.
- Conexiones en redes Wi-Fi públicas e inseguras, que exponen datos sensibles al sincronizar información.
Estos factores aumentan la probabilidad de brechas y accesos no autorizados, lo que convierte a la seguridad en una prioridad crítica.
Implementación y mantenimiento remoto
Configurar y mantener dispositivos a distancia puede convertirse en un desafío logístico:
- La incorporación de dispositivos (onboarding) de forma remota puede retrasar la productividad.
- La distribución de software y actualizaciones en diferentes zonas horarias exige coordinación precisa.
- La resolución de problemas a distancia suele ser limitada, lo que impacta tanto en la eficiencia operativa como en la satisfacción de los empleados.
Conectividad de los dispositivos
La conectividad constante es fundamental para la gestión remota, pero no siempre es fácil de garantizar.
- Redes inestables o intermitentes pueden causar desconexiones.
- Dispositivos en movimiento dificultan el rastreo, envío de actualizaciones y aplicación de políticas de cumplimiento.
Cuando la conexión no es confiable, los equipos de TI pierden visibilidad y control, lo que genera riesgos de seguridad y de gestión.
Desafíos relacionados con los usuarios
No todos los obstáculos son técnicos: los usuarios también representan un reto.
- Muchos empleados resisten las medidas de seguridad porque las perciben como intrusivas o un freno a su productividad.
- Las preocupaciones por la privacidad pueden frenar la adopción de políticas de gestión.
- La falta de capacitación adecuada complica la adopción de nuevas herramientas o flujos de trabajo.
- Cuando se mezclan datos personales y laborales en un mismo dispositivo, la frustración puede crecer.
Para superar esta resistencia, los equipos de TI deben ser transparentes, ofrecer soporte constante y equilibrar la seguridad con la experiencia del usuario.
Mejores prácticas para la gestión remota de dispositivos
La gestión remota de dispositivos no se trata solo de elegir las herramientas adecuadas; también requiere planificación y una ejecución estratégica. Al aplicar las mejores prácticas, es posible superar los desafíos de administrar una fuerza laboral distribuida mientras se mejora la seguridad, la eficiencia y la experiencia de los usuarios.
Aquí tienes una guía práctica para construir una estrategia sólida de gestión remota de dispositivos:
Evalúa tu entorno
El primer paso es entender tu situación actual:
- ¿Qué tipos de dispositivos se están utilizando?
- ¿Qué sistemas operativos están en juego?
- ¿Qué modelo de asignación (BYOD, CYOD, COPE o COBO) encaja mejor con tu organización?
Identifica los puntos débiles y riesgos —como dispositivos no gestionados o problemas de cumplimiento— para diseñar una solución que se adapte a tus necesidades reales.
Define las características que necesitas
No todas las soluciones de gestión de dispositivos son iguales. Pregúntate:
- ¿Tu prioridad es contar con funciones avanzadas de seguridad?
- ¿Necesitas más automatización para aligerar la carga del equipo de TI?
- ¿Quieres visibilidad total sobre toda tu flota de dispositivos?
Tener claras tus prioridades te ayudará a elegir una herramienta que se alinee con los objetivos de tu empresa y resuelva tus retos específicos.
Documenta políticas y procedimientos
Elabora una documentación clara y completa que incluya:
- Políticas de uso de dispositivos.
- Procedimientos de seguridad.
- Guías de soporte para empleados.
Asegúrate de definir expectativas claras, incluyendo reglas de BYOD y de uso aceptable. Estos documentos deben estar siempre accesibles y, lo más importante, ser actualizados de manera periódica para acompañar el crecimiento y evolución de la organización.
Monitorea el desempeño de los dispositivos
La supervisión constante permite detectar problemas antes de que se conviertan en incidentes graves.
Utiliza herramientas de monitoreo para revisar:
- Estado del hardware.
- Actualizaciones de software.
- Patrones de uso de los equipos.
Este enfoque proactivo reduce tiempos de inactividad y garantiza que los dispositivos estén siempre seguros y funcionando al máximo rendimiento.
Ofrece recursos de capacitación
La tecnología solo es efectiva si los usuarios saben cómo utilizarla.
Prepara materiales simples y fáciles de seguir, como manuales, tutoriales o guías rápidas, que expliquen cómo aplicar las políticas de seguridad y sacar el máximo provecho de las herramientas de gestión.
La capacitación continua es clave para que los empleados entiendan la importancia de las medidas de seguridad, adopten buenas prácticas y cumplan con las políticas de la organización sin fricciones.
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En el complejo panorama de TI actual, encontrar el equilibrio entre seguridad y usabilidad sigue siendo un desafío constante. En Prey abordamos este reto con una filosofía clara: simplicidad sin comprometer la seguridad.
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Funcionalidades clave para la gestión remota
- Rastreo en tiempo real: monitorea dispositivos en múltiples plataformas con GPS, triangulación Wi-Fi y Geo-IP para un seguimiento de ubicación preciso.
- Zonas de control: define geocercas en ubicaciones específicas y recibe alertas cuando los dispositivos entren o salgan de esas áreas, reforzando la seguridad y la supervisión.
- Acciones de seguridad en dispositivos: bloquea, borra datos o activa alarmas de manera remota para prevenir accesos no autorizados o pérdidas de información.
- Gestión de inventario: mantén un registro detallado de hardware, software y actividad de los dispositivos, incluyendo estado de batería e información de conexión.
- Automatizaciones: ahorra tiempo programando acciones como bloqueo de pantalla o envío de alertas según disparadores específicos (por ejemplo, batería baja o cambios de hardware).
- Gestor de préstamos de dispositivos: administra préstamos temporales o indefinidos con recordatorios automáticos de devolución y medidas de seguridad para equipos atrasados.
- Etiquetas y organización personalizadas: segmenta dispositivos por equipos, ubicaciones o usos mediante etiquetas configurables y grupos asignados.
- Panel empresarial: administra grandes flotas con facilidad gracias a una vista centralizada de estados y registros de actividad adaptados a empresas.
- Roles y permisos de usuario: asigna niveles de acceso diferenciados a los miembros del equipo para garantizar una colaboración segura y eficiente.
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