Trabajo Remoto

Qué Aprendimos Trabajando en una Oficina Remota Híbrida por 10 Años

Para asegurar que el trabajo remoto sea un cambio saludable a largo plazo, debes preparar a tu equipo para los problemas de comunicación que llegan con el.

20/4/2020

Si vamos a sacar algún aprendizaje de la crisis del COVID-19, podemos decir que uno es que la mayoría de las empresas del mundo no estaban preparadas para pasar al trabajo remoto inmediatamente.

Es una situación compleja, no todas las posiciones calzan con el molde remoto. Aún así, para aquellos que sí se pueden ajustar, estarán enfrentando el desafío por primera vez.

Fuera de las decisiones técnicas, como elegir Slack por sobre otra herramienta de comunicación, o definir protocolos de acceso remoto, existen desafíos en el día a día de los equipos remotos que hay que superar para mantener un ambiente fluido de trabajo.

Estamos hablando de los secretos del trabajo remoto, los detalles.

Estos pequeños problemas comienzan a aparecer con el tiempo, y pueden marcar la diferencia entre un equipo comunicado y un grupo de bandas de una persona que no parece para nada un equipo. Cuando eso ocurre, empezarás a escuchar estas cosas.

Superando las Barreras en Prey Inc

En Prey, hemos desarrollado una cultura de trabajo remoto híbrida desde los inicios de la empresa, allá por el 2009. Hemos encontrado muchos desafíos en el camino, y aún así logramos tener un ambiente de trabajo con ubicación fluida. No importa si vas al HQ hoy, o si te mudas a otra zona horaria, podemos trabajar juntos.

En 10 años, muchas cosas cambiaron. Cambiamos de herramientas de administración; cambiamos los correos por Slack; algunos empleados se mudaron, y cambiamos de oficina; y nos enfrentamos a problemas comunicacionales y humanos en el camino.

Pero, por sobre todo, tuvimos muchísimo tiempo para identificar los problemas y superarlos para que no te tengan que sorprender a ti. Veamos algunos de estos y cómo puedes enfrentarlos

Expectativas de Disponibilidad y Colaboración

Cuando tus compañeros se quedan en sus casas , lo primero que notarás es que cualquier cosa puede afectar sus agendas. Especialmente en el escenario de crisis sanitaria, en el cual no solo ellos deben quedarse en casa, sino virtualmente todos los demás. Familia, compañeros, mascotas, etcétera.

Entonces, de tanto en tanto, algo ocurrirá. Alguien está en la puerta... ¡y el teléfono está sonando! Todo esto mientras el perro se come una pantufla y alguien en la casa necesita ayuda. Pedir que tus trabajadores se cierren a su ambiente durante las horas de trabajo pondrá bajo estrés tanto al trabajador como a su entorno. Se flexible, y adaptable, porque todo puede pasar.

Además, cuando tu equipo trabaja remoto, no puedes ver sobre tu hombro para saber si están disponibles o trabajando en otra cosa. Entonces, para asegurar que tu equipo cree cuellos de botella, debes marcar las expectativas:

  • ¿Necesitas trabajar con alguien esta semana o revisar una tarea con alguien? Déjaselo saber con tiempo para que puedan guardar un espacio.
  • ¿Está tu perro en el techo jugando con pirotecnia y necesitas salvarlo? Actualiza tu estado y deja un aviso antes de ir por el. Comunica tus cambios de disponibilidad, siempre.
  • ¿Te sientes desconectado del progreso diario? Ten una llamada de 15 minutos todos los días para revisar metas, progreso y bloqueos.

Puedes comenzar adaptando una de las ceremonias de Scrum, la reunión daily o stand up. Esta es una reunión corta, de 15 minutos, cuando comienza el día.

Cada equipo tiene una llamada para revisar las tareas, coordinar esfuerzos y levantar banderas por obstáculos o dependencias. Si el molde no aplica a tu área, toma el concepto de una revisión diaria y ajusta el formato al ritmo de tu equipo.

Mantén Cambios, Decisiones y Actualizaciones en Público

Siguiendo una de las normas del periodismo: nunca asumas conocimiento. Cuando trabajas en un ambiente remoto, la información importante se puede perder con facilidad

A veces alguien no llega a una reunión y se pierde una decisión; otras veces una discusión de pasillo se convierte en cambios no documentados; y otras veces simplemente olvidamos qué decidimos y es allí cuando asumir trae problemas.

No existe un espacio de charla común del tipo oficina, así que hay que crearlo. O bien, crear reglas base de comunicación.

Los 5 Mandamientos de la Comunicación Remota

1. Los acuerdos, cambios o decisiones que salgan de reuniones deben ser documentados y puestos en canales públicos.

2. Si utilizas una plataforma del tipo Slack, mantén las discusiones de trabajo públicas para que cualquiera pueda dar feedback.

3. Asigna la responsabilidad de una tarea a una persona, para evitar problemas de comunicación, como dos responsables que toman decisiones en paralelo.

4. Si alguien no puede asistir a una llamada o presentación, grábala de ser posible.

5. ¿Utilizas una herramienta de gestión de trabajo? Granulariza las tareas para no perder de vista el progreso diario.

Haz Tiempo Para Que tu Equipo Conecte y Comparta

La comunidad de internet enfatiza este punto mucho. Lo que más se notará al cambiar a un ambiente remoto es que verás y oirás mucho menos a tus compañeros.

¡Para algunos esto será un alivio! Después de todo, positiva o negativa, una distracción es una distracción. Otros se sentirán más desconectados y extrañarán esos pequeños momentos con compañeros que llenan los días de trabajo.

No importa de qué lado estés, hay un terreno común: necesitas mantener buena química con tu equipo.  Esto potencia la colaboración, mantiene los ánimos arriba y ayuda a que superen juntos los problemas que salgan del trabajo remoto.

Hay muchas posibilidades aquí, pero te daremos algunos ejemplos de lo que hacemos en Prey:

Celebración TGIF

Thank God It's Friday! O gracias a dios que es viernes. Al final de cada sprint, nos tomamos unas horas para compartir el rato, charlar, comer y celebrar el trabajo hecho.

Ahora, que estamos 100% remoto, seguimos haciendo los TGIF. Cada uno se prepara su snack y bebida para el evento digital. Tenemos otras instancias por equipo, pero esta es una gran chance de juntarnos todos los equipos para algo más que la planificación. En este espacio solemos discutir temas de equipo, noticias internas, y charlamos sobre cómo estuvieron todos estas últimas semanas.

Charlas TGIF

Estas son nuestra propia versión de las charlas Tedx. Semana por medio, durante nuestros TGIF, nos reservamos un pequeño rato para que un miembro del equipo presente sobre un tema que le apasione. Las temáticas son fuera del trabajo y nos ayudan a conocer las pasiones del otro, además de compartir conocimiento. Cosas que aprendimos hasta hoy:

  • El origen del concepto Ubuntu.
  • Cómo cuidar y crecer plantas.
  • Qué se puede lograr con ciencia de datos.
  • Micro-agresiones y estereotipos en ámbitos laborales.
  • Los efectos del estrés en nuestros día a día.

Salas de Chat de Voz

Puedes haber oído el consejo "júntense por Zoom y compartan un trago". Tenemos una idea diferente acerca de esto.

Las videollamadas reemplazan los 'eventos' físicos o extracurriculares de la oficina, pero las Salas de Chat de Voz llenan el vacío de conversación que da el espacio de la oficina durante el día a día.

¿Cual es la diferencia? Bueno, el chat de voz y las conferencias son espacios agendados, que desaparecen. En cambio, las salas de chat de voz, como Discord son estáticas y proveen un lugar fijo para quien quiera entrar y charlar.

De esta manera, puedes tener un servidor con varias salas para que tu equipo y compañeros utilicen durante el trabajo. No importa si tienes que salirte por una reunión, o si estás callado, sólo estás compartiendo el espacio como en la oficina.

Es tan fácil como ver quién está en las salas y unirte a la que quieras. Está bien si se forman grupos, es natural. Después de todo, esto emula la charla casual de oficina que uno tiene con quien ande cerca, o sus compañeros.

Conclusiones

El trabajo remoto no es para todos. No todos lograrán adaptarse rápido; habrá problemas de comunicación; y sobre todo, tu equipo tendrá que trabajar para poder mantenerse conectado y ágil.

Sin embargo, desde nuestra experiencia, podemos asegurar que lo vale. El trabajo remoto da una flexibilidad gigante a tu equipo de crecer sin límites y forzará al equipo a comunicarse y documentar mejor.

Toma esta chance para adoptarlo, pero recuerda: preparar las comunicaciones de equipo para esto es la prioridad número uno si quieres que sea positivo a largo plazo.

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